Einstellungen
In den Einstellungen verwaltest du alle grundlegenden Informationen zu deiner Organisation. Hier konfigurierst du dein Profil, Steuerdaten, Zahlungsanbieter und rechtliche Dokumente – alles, was du für den professionellen Ticketverkauf benötigst.
Einrichtungs-Checkliste
Beim ersten Besuch der Einstellungsseite siehst du eine übersichtliche Checkliste, die dir zeigt, welche Schritte noch ausstehen. Die Checkliste wird automatisch ausgeblendet, sobald du verifiziert bist.
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Organisationsdaten ausfüllen | Name, E-Mail und Steuernummer |
| Geschäftsadresse angeben | Für Impressum und Rechnungen |
| Steuerkonfiguration prüfen | USt-Status und Steuersatz |
| Verifizierungsdokument hochladen | z.B. Handelsregister, Personalausweis |
| Auftragsverarbeitungsvertrag zustimmen | DSGVO-konform Tickets verkaufen |
| Zahlungsanbieter verbinden | Stripe verbinden |
ℹ️ Hinweis: Du kannst bereits Events erstellen, während du die Einrichtung abschließt. Für den Ticketverkauf müssen jedoch alle Schritte erledigt sein.
Bereiche im Überblick
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Organisationsdaten | Rechtsform, Name und Kontaktdaten |
| Geschäftsadresse | Adresse für Rechnungen und Impressum |
| Steuerkonfiguration | MwSt-Status und Steuersätze |
| Kontaktformular | E-Mail für Kundenanfragen im Ticketshop |
| Branding | Logo für Ticketshops und E-Mails |
| Zahlungsanbieter | Stripe und PayPal verknüpfen |
| Rechtliches | AGB, Datenschutz, Widerrufsbelehrung |
| Verifikation | KYC-Dokumente und Account-Verifizierung |
Organisationsdaten
Rechtsform / Organisationstyp
TikFlow unterstützt verschiedene Organisationsformen – von Privatpersonen bis zu öffentlichen Einrichtungen. Die Auswahl bestimmt, welche KYC-Dokumente benötigt werden.
Privatwirtschaft
| Typ | Beschreibung | Erforderliche Dokumente |
|---|---|---|
| Unternehmen | GmbH, AG, UG etc. | Handelsregisterauszug |
| Einzelunternehmen | Freiberufler, Gewerbetreibende | Personalausweis + Gewerbeanmeldung |
| Privatperson | Keine gewerbliche Tätigkeit | Personalausweis |
Gemeinnützig
| Typ | Beschreibung | Erforderliche Dokumente |
|---|---|---|
| Verein (e.V.) | Eingetragener Verein | Vereinsregisterauszug + Freistellungsbescheid |
| Stiftung | Gemeinnützige Stiftung | Stiftungsurkunde + Freistellungsbescheid |
| NGO | gGmbH, gUG | Handelsregisterauszug + Freistellungsbescheid |
| Kirche | Religionsgemeinschaft | Körperschaftsnachweis + Freistellungsbescheid |
Öffentliche Hand
| Typ | Beschreibung | Erforderliche Dokumente |
|---|---|---|
| Kommune | Stadt, Gemeinde, Landkreis | Kommunaler Nachweis |
| Behörde | Bundes- oder Landesbehörde | Behördennachweis |
| Öffentliche Einrichtung | Museum, Theater, Bibliothek | Einrichtungsnachweis |
| Hochschule | Universität, Fachhochschule | Behördennachweis |
Sonstige
| Typ | Beschreibung | Erforderliche Dokumente |
|---|---|---|
| Politische Partei | Registrierte Partei | Parteienregister-Auszug |
| Sonstige Organisation | Andere Rechtsform | Satzung/Gründungsdokument |
Weitere Profildaten
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Organisationsname | Offizieller Name (erscheint auf Tickets und Rechnungen) | ✅ |
| Kontakt-E-Mail | Für interne Kommunikation mit TikFlow | ✅ |
| Steuernummer | Nationale Steuernummer | ✅ |
| USt-IdNr. | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (optional) | ❌ |
Geschäftsadresse
Die Geschäftsadresse wird für Rechnungen, das Impressum und die rechtlichen Dokumente verwendet.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Land | Auswahl aus Europa, Afrika und Ozeanien |
| Straße & Hausnummer | Vollständige Anschrift |
| PLZ | Postleitzahl |
| Stadt | Ort |
⚠️ Wichtig: Das ausgewählte Land bestimmt den Standard-Mehrwertsteuersatz. Bei Änderung des Landes wird der MwSt-Satz automatisch vorgeschlagen.
Steuerkonfiguration
Die Steuerkonfiguration bestimmt, wie die Umsatzsteuer auf deinen Tickets ausgewiesen wird.
Steuerstatus
| Status | Beschreibung | MwSt-Satz |
|---|---|---|
| Regulär umsatzsteuerpflichtig | Standardfall für Unternehmen | Landesabhängig (z.B. 19% DE) |
| Kleinunternehmer | Nach § 19 UStG (unter 22.000 € Umsatz, nur DE) | 0% |
| Gemeinnützig / Steuerbefreit | Mit Freistellungsbescheid | 0% |
| Öffentliche Hand | § 2b UStG / Hoheitsbetrieb | 0% |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | EU B2B mit USt-ID | Variabel |
| Export | Lieferungen außerhalb EU | 0% |
| Benutzerdefiniert | Individueller Steuersatz | Frei wählbar (0-100%) |
Steuer-Identifikationsnummern
| Feld | Beschreibung | Wann erforderlich |
|---|---|---|
| Steuernummer | Nationale Steuernummer | Immer |
| USt-IdNr. | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Bei EU-Geschäften, innergemeinschaftlichen Lieferungen |
ℹ️ Tipp: Bei Unsicherheiten zur Steuerkonfiguration empfehlen wir, deinen Steuerberater zu konsultieren.
Kontaktformular
In allen deinen Ticketshops ist ein Kontaktformular für Kundenanfragen aktiv. Hier legst du fest, an welche E-Mail-Adresse Anfragen weitergeleitet werden.
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| E-Mail für Kundenanfragen | An diese Adresse werden Kundenanfragen weitergeleitet | ✅ |
ℹ️ Hinweis: Das Kontaktformular ist standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. Es sorgt dafür, dass Kunden dich bei Fragen zu Events oder Tickets erreichen können.
Branding
Logo
Lade ein Logo hoch, das auf Tickets und im Checkout angezeigt wird.
| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Format | PNG, JPG, JPEG, GIF, WebP |
| Größe | Max. 5 MB |
| Empfehlung | Quadratisch oder horizontal, min. 200×200 Pixel |
Das Logo erscheint:
- Im Checkout / Ticketshop
- Auf den Tickets (PDF)
- In Bestätigungs-E-Mails
Zahlungsanbieter
TikFlow verwaltet keine Gelder – alle Zahlungen gehen direkt an dich. Du musst mindestens einen Zahlungsanbieter verknüpfen, um Tickets verkaufen zu können.
Stripe (empfohlen)
| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsarten | Kreditkarte, SEPA, Apple Pay, Google Pay, Klarna u.v.m. |
| Gutschrift | Sofort auf dein Stripe-Konto |
| Auszahlung | Von Stripe auf dein Bankkonto (nach Stripe-Zeitplan) |
Verknüpfung:
- Klicke auf „Mit Stripe verbinden"
- Melde dich bei Stripe an oder erstelle ein Konto
- Fülle das Onboarding-Formular vollständig aus (nicht überspringen!)
- Autorisiere TikFlow
- Nach erfolgreicher Verknüpfung erscheint der Account mit Status
⚠️ Wichtig: Beim Stripe-Onboarding musst du alle Felder ausfüllen (Unternehmensname, Adresse etc.). Wenn du das Formular überspringst, können keine Checkout-Sessions erstellt werden.
Multi-Account Support
Du kannst mehrere Stripe-Konten verknüpfen, z.B. für verschiedene Geschäftsbereiche. Bei der Event-Erstellung wählst du dann, welcher Account für Zahlungen verwendet wird.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Weiteres Konto verbinden | Klicke erneut auf „Mit Stripe verbinden" |
| Account trennen | Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben dem Account |
| Dashboard öffnen | Klicke auf den Pfeil-Button um das Stripe Dashboard zu öffnen |
PayPal (in Vorbereitung)
PayPal-Integration ist für eine zukünftige Version geplant.
⚠️ Wichtig: Für den Ticketverkauf muss mindestens ein Zahlungsanbieter verknüpft sein.
Rechtliches
Die rechtlichen Einstellungen bestimmen, welche AGB, Datenschutzerklärung und Widerrufsbelehrung in deinen Ticketshops angezeigt werden.
Dokumenten-Modus
| Modus | Beschreibung | Empfehlung |
|---|---|---|
| TikFlow-Vorlagen | Automatisch generierte, rechtlich geprüfte Dokumente | ✅ Empfohlen |
| Eigene URLs | Links zu deinen eigenen Dokumenten | Für bestehende Dokumente |
TikFlow-Vorlagen (empfohlen)
Mit den TikFlow-Vorlagen werden rechtlich geprüfte Dokumente automatisch mit deinen Organisationsdaten generiert.
Voraussetzungen
| Anforderung | Beschreibung |
|---|---|
| Vollständiges Profil | Name, Adresse, E-Mail, Steuerdaten ausgefüllt |
| B2B-Nutzungsvertrag | Muss akzeptiert sein |
Generierte Dokumente
| Dokument | Inhalt |
|---|---|
| AGB | Allgemeine Geschäftsbedingungen für Ticketverkäufe |
| Datenschutzerklärung | DSGVO-konforme Datenschutzhinweise |
| Widerrufsbelehrung | Belehrung gemäß gesetzlichen Vorgaben |
Automatische Aktualisierung bei Stammdatenänderung
⚠️ Wichtig: Wenn du nach der Generierung Stammdaten änderst (Firmenname, Adresse, Steuerdaten etc.), werden die generierten Vorlagen automatisch zurückgesetzt. Du erhältst einen Hinweis und musst die Dokumente mit den neuen Daten neu generieren.
Folgende Felder lösen bei Änderung eine Zurücksetzung aus:
- Firmenname
- Organisationstyp
- Adresse (Straße, PLZ, Stadt, Land)
- Kontakt-E-Mail
- Öffentliche E-Mail
- Steuernummer, USt-IdNr.
- Steuerstatus, MwSt-Satz
Eigene URLs
Bei Verwendung eigener Dokumente gibst du die URLs zu deinen bestehenden Seiten an.
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| AGB-URL | Link zu deinen AGB | ✅ |
| Datenschutz-URL | Link zu deiner Datenschutzerklärung | ✅ |
| Widerrufsbelehrungs-URL | Link zur Widerrufsbelehrung | ❌ |
| Impressum-URL | Link zu deinem Impressum | ❌ |
⚠️ Wichtig: Bei eigenen URLs bist du selbst für die rechtliche Korrektheit deiner Dokumente verantwortlich.
Verbraucherstreitbeilegung (VSBG)
Gemäß § 36 VSBG müssen Unternehmer Verbraucher darüber informieren, ob sie an Streitbeilegungsverfahren teilnehmen. Diese Einstellung ist nur bei Nutzung der TikFlow-Vorlagen relevant.
Optionen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Teilnahme | Standardeinstellung – du nimmst nicht an Verfahren teil |
| Teilnahmebereit | Du bist bereit, an Verfahren teilzunehmen |
Bei Teilnahmebereitschaft
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name der Schlichtungsstelle | z.B. „Universalschlichtungsstelle des Bundes" |
| URL der Schlichtungsstelle | Link zur Schlichtungsstelle |
Erstattungsfrist bei Event-Verlegung
Wenn ein Event verschoben wird, haben Kunden das Recht auf Erstattung. Hier legst du fest, wie lange diese Frist gilt. Diese Einstellung ist nur bei Nutzung der TikFlow-Vorlagen relevant.
| Frist | Empfehlung |
|---|---|
| 1 Woche | Kurze Frist |
| 2 Wochen | ✅ Empfohlen (Standard) |
| 3 Wochen | Längere Frist |
| 4 Wochen | Maximale Frist |
B2B-Nutzungsvertrag
Der B2B-Nutzungsvertrag regelt die Geschäftsbeziehung zwischen dir als Veranstalter und TikFlow als Plattformbetreiber. Er ist Voraussetzung für die Nutzung der TikFlow-Vorlagen.
Inhalte des Vertrags
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Vertragsgegenstand | TikFlow als technischer Dienstleister |
| Veranstalterpflichten | Wahrheitsgemäße Angaben, Einhaltung rechtlicher Vorgaben |
| Gebühren | Verweis auf aktuelle Preisliste |
| Haftung | Du haftest für deine Events, TikFlow für die Plattform |
| Datenschutz | Verweis auf AVV |
| Laufzeit | Unbefristet, 30 Tage Kündigungsfrist |
Akzeptieren
- Klicke auf „Prüfen & Akzeptieren"
- Lies den Vertrag sorgfältig durch
- Setze den Haken bei „Ich habe die B2B-Nutzungsbedingungen gelesen"
- Klicke auf „Akzeptieren"
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Der AVV regelt gemäß Art. 28 DSGVO, wie TikFlow personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet.
Warum ist der AVV nötig?
| Zweck | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsstellung | TikFlow erstellt Rechnungen in deinem Namen |
| Einlasskontrolle | Verarbeitung von Ticket-Daten beim Scan |
| Kundenkommunikation | Versand von Bestätigungs-E-Mails |
Akzeptieren
- Klicke auf „AVV prüfen & akzeptieren"
- Lies den Vertrag
- Klicke auf „Akzeptieren"
Verifikation (KYC)
Die Verifizierung schützt dich und deine Kunden vor Betrug. Je nach Organisationsform werden unterschiedliche Dokumente benötigt.
Verifikationsstatus
| Status | Badge | Bedeutung |
|---|---|---|
| Nicht verifiziert | – | Verifizierung noch nicht eingereicht |
| In Bearbeitung | 🟡 Gelb | Prüfung läuft (1-2 Werktage) |
| Verifiziert | 🟢 Grün | Vollständig verifiziert |
Erforderliche Dokumente nach Rechtsform
Unternehmen (GmbH, AG, UG)
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) | ✅ |
| Steuerbescheinigung | ❌ |
Einzelunternehmen / Freiberufler
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Personalausweis (Vorder- und Rückseite) | ✅ |
| Gewerbeanmeldung | ✅ |
| Steuerbescheinigung | ❌ |
Privatperson
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Personalausweis (Vorder- und Rückseite) | ✅ |
Verein (e.V.)
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Vereinsregisterauszug | ✅ |
| Freistellungsbescheid (nicht älter als 3 Jahre) | ✅ |
| Satzung | ❌ |
Stiftung
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Stiftungsurkunde | ✅ |
| Freistellungsbescheid (nicht älter als 3 Jahre) | ✅ |
| Satzung | ❌ |
NGO / gGmbH / gUG
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Handelsregisterauszug | ✅ |
| Freistellungsbescheid (nicht älter als 3 Jahre) | ✅ |
| Satzung | ❌ |
Kirche / Religionsgemeinschaft
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Körperschaftsnachweis | ✅ |
| Freistellungsbescheid | ✅ |
Kommune
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Kommunaler Nachweis (Gemeindeordnung, Ratsbeschluss) | ✅ |
| Vollmacht / Bestellungsurkunde | ❌ |
Behörde / Öffentliche Einrichtung / Hochschule
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Behörden- / Einrichtungsnachweis | ✅ |
| Vollmacht / Bestellungsurkunde | ❌ |
Politische Partei
| Dokument | Pflicht |
|---|---|
| Parteienregister-Auszug | ✅ |
Dokumente hochladen
- Wähle den Dokumententyp aus dem Dropdown
- Klicke auf „Hochladen" oder ziehe die Datei in den Bereich
- Unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG (max. 10 MB)
- Wiederhole für alle erforderlichen Dokumente
Verifikation einreichen
- Stelle sicher, dass alle Pflichtdokumente hochgeladen sind
- Prüfe, dass der AVV akzeptiert wurde
- Klicke auf „Zur Verifikation einreichen"
- Du erhältst eine E-Mail, sobald die Prüfung abgeschlossen ist
ℹ️ Hinweis: Nach der Verifizierung sind bestimmte Felder (wie Rechtsform und Organisationsname) gesperrt. Änderungen erfordern eine erneute Verifizierung.
Benachrichtigungen
TikFlow zeigt Benachrichtigungen als Toast-Meldung unten rechts im Bildschirm an. Diese verschwinden automatisch nach einigen Sekunden oder können manuell geschlossen werden.
| Typ | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Erfolg | 🟢 Grün | Aktion erfolgreich abgeschlossen |
| Fehler | 🔴 Rot | Aktion fehlgeschlagen |
| Info | 🔵 Blau | Wichtiger Hinweis (z.B. Vorlagen zurückgesetzt) |
| Laden | 🔵 Blau mit Spinner | Vorgang läuft (z.B. Speichern, Hochladen) |
Berechtigungen
| Bereich | Mitarbeiter | Admin | Inhaber |
|---|---|---|---|
| Einstellungen ansehen | ❌ | ❌ | ✅ |
| Einstellungen bearbeiten | ❌ | ❌ | ✅ |
| Zahlungsanbieter verknüpfen | ❌ | ❌ | ✅ |
| Verifikation einreichen | ❌ | ❌ | ✅ |
| AVV/B2B-AGB akzeptieren | ❌ | ❌ | ✅ |
⚠️ Wichtig: Nur der Inhaber hat Zugriff auf die Einstellungen. Dies schützt sensible Daten wie Steuernummern und Zahlungsanbieter-Verknüpfungen.
Häufige Fragen
Kann ich die Rechtsform nachträglich ändern?
Ja, solange du nicht verifiziert bist. Nach der Verifizierung ist eine Änderung nur über den Support möglich, da eine erneute Prüfung erforderlich ist.
Muss ich Stripe verknüpfen?
Ja, mindestens ein Zahlungsanbieter ist erforderlich. Aktuell ist nur Stripe verfügbar. PayPal folgt in einer zukünftigen Version.
Was passiert, wenn ich Stammdaten nach der Vorlagen-Generierung ändere?
Die generierten rechtlichen Dokumente werden automatisch zurückgesetzt. Du erhältst einen blauen Hinweis und musst die Vorlagen mit den neuen Daten neu generieren. Dies stellt sicher, dass deine AGB, Datenschutzerklärung und Widerrufsbelehrung immer aktuelle Daten enthalten.
Was passiert, wenn mein Freistellungsbescheid abläuft?
Du solltest den neuen Bescheid hochladen. Der Freistellungsbescheid darf nicht älter als 3 Jahre sein.
Kann ich die generierten AGB anpassen?
Nein, die Vorlagen werden automatisch generiert. Wenn du individuelle Anpassungen benötigst, verwende den Modus „Eigene URLs" mit deinen eigenen Dokumenten.
Warum kann ich keine Tickets verkaufen?
Häufige Ursachen:
- Kein Zahlungsanbieter verknüpft
- Unvollständiges Profil
- Fehlende rechtliche Dokumente
- Ausstehende Verifizierung
Prüfe die Einrichtungs-Checkliste auf der Einstellungsseite.
Wie lange dauert die Verifizierung?
In der Regel 1-2 Werktage. Du erhältst eine E-Mail, sobald die Prüfung abgeschlossen ist.
Warum schlägt das Stripe-Onboarding fehl?
Beim Stripe-Onboarding musst du das Formular vollständig ausfüllen. Wenn du Felder überspringst (z.B. keinen Unternehmensnamen angibst), können keine Checkout-Sessions erstellt werden. Trenne in diesem Fall die Stripe-Verbindung und verbinde erneut – diesmal das Formular komplett ausfüllen.
Tipps für die Einrichtung
Beim Erststart
- Beginne mit dem Organisationsprofil – alle anderen Bereiche bauen darauf auf
- Lade ein Logo hoch – es erscheint auf Tickets und macht einen professionellen Eindruck
- Verknüpfe Stripe als Zahlungsanbieter und fülle das Onboarding-Formular vollständig aus
Für den Ticketverkauf
- Stelle sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
- Überprüfe deine Steuerkonfiguration mit deinem Steuerberater
- Generiere die rechtlichen Dokumente oder hinterlege eigene URLs
Für die Verifizierung
- Bereite alle erforderlichen Dokumente vor dem Hochladen vor
- Achte auf aktuelle Dokumente (Handelsregister nicht älter als 6 Monate, Freistellungsbescheid nicht älter als 3 Jahre)
- Reiche die Verifikation frühzeitig ein – vor deinem ersten Event
Checkliste vor dem ersten Event
| Schritt | Status |
|---|---|
| Organisationsprofil vollständig | ☐ |
| Geschäftsadresse eingetragen | ☐ |
| Steuerkonfiguration geprüft | ☐ |
| Kontakt-E-Mail für Kundenanfragen hinterlegt | ☐ |
| Stripe verknüpft (Onboarding vollständig) | ☐ |
| B2B-Nutzungsvertrag akzeptiert | ☐ |
| AVV akzeptiert | ☐ |
| Rechtliche Dokumente generiert oder eigene URLs hinterlegt | ☐ |
| KYC-Dokumente hochgeladen | ☐ |
| Verifikation eingereicht | ☐ |
Verwandte Funktionen
| Funktion | Beschreibung | Link |
|---|---|---|
| Events verwalten | Events erstellen und konfigurieren | Dashboard → Events |
| Team-Verwaltung | Mitarbeiter einladen und verwalten | Dashboard → Team |
| Abrechnung | Umsätze und Abrechnungen einsehen | Dashboard → Abrechnung |
| API-Keys | Für technische Integrationen | Dashboard → API |