Team-Verwaltung

Mit der Team-Verwaltung kannst du Mitarbeiter zu deiner Organisation einladen und deren Zugriffsrechte steuern. So können mehrere Personen gemeinsam an Events arbeiten – jeder mit den passenden Berechtigungen für seine Aufgaben.

Team-Verwaltung

Übersicht

Funktion	Beschreibung
Mitarbeiter einladen	Per E-Mail zum Team hinzufügen
Rollen zuweisen	Inhaber, Admin oder Mitarbeiter
Berechtigungen	Automatisch basierend auf der Rolle
Rollen ändern	Jederzeit anpassbar
Mitarbeiter entfernen	Zugriff sofort entziehen

Rollen im Überblick

TikFlow verwendet drei Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen:

Inhaber

Eigenschaft	Beschreibung
Symbol	👑 Krone
Farbe	Violett
Zugriff	Vollzugriff auf alle Funktionen
Besonderheit	Kann nicht entfernt werden

Der Inhaber ist der Ersteller der Organisation und hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Bereiche – einschließlich sensibler Einstellungen wie API-Keys und Abrechnungen.

Administrator

Eigenschaft	Beschreibung
Symbol	🛡️ Schild
Farbe	Blau
Zugriff	Erweiterte Rechte ohne Systemeinstellungen
Kann einladen	Nur Mitarbeiter (keine Admins)

Administratoren können Events erstellen, Tickets verwalten und Mitarbeiter einladen – aber keinen Zugriff auf API-Keys oder Organisationseinstellungen.

Mitarbeiter

Eigenschaft	Beschreibung
Symbol	👤 Person
Farbe	Grau
Zugriff	Eingeschränkt auf operative Aufgaben
Kann einladen	Nein

Mitarbeiter haben Zugriff auf die für den täglichen Betrieb notwendigen Funktionen: Tickets generieren, Tickets verwalten und die Scanner-App nutzen.

Berechtigungsmatrix

Dashboard-Bereiche

Bereich	Mitarbeiter	Admin	Inhaber
Übersicht (Umsatzdaten)	❌	✅	✅
Daten & Analytics	❌	✅	✅
Events verwalten	❌	✅	✅
Seatmaps verwalten	❌	✅	✅
Ticket-Typen anlegen	❌	✅	✅
Tickets generieren	✅	✅	✅
Tickets verwalten	✅	✅	✅
Abrechnung & Finanzen	❌	✅	✅
API-Keys	❌	❌	✅
Einstellungen	❌	❌	✅
Team-Übersicht	✅	✅	✅

Team-Verwaltung

Aktion	Mitarbeiter	Admin	Inhaber
Team-Übersicht ansehen	✅	✅	✅
Mitarbeiter einladen	❌	✅	✅
Mitarbeiter entfernen	❌	✅	✅
Admins einladen	❌	❌	✅
Admins entfernen	❌	❌	✅
Rollen ändern	❌	✅	✅

Externe Apps

App	Mitarbeiter	Admin	Inhaber
Scanner-App (Smartphone)	✅	✅	✅
Scanner-App (Desktop)	✅	✅	✅

ℹ️ Hinweis: Mitarbeiter ohne Zugriff auf bestimmte Bereiche sehen diese nicht im Menü. Bei direktem Aufruf einer gesperrten URL erfolgt eine automatische Weiterleitung.

Mitarbeiter einladen

Voraussetzungen

Anforderung	Details
Deine Rolle	Admin oder Inhaber
E-Mail des Eingeladenen	Gültige E-Mail-Adresse
Gewünschte Rolle	Mitarbeiter oder Admin (nur Inhaber)

Schritt-für-Schritt

Öffne die Team-Verwaltung
- Navigiere zu Dashboard → Team
Klicke auf „Einladen"
- Button oben rechts im Header
Gib die E-Mail-Adresse ein
- Die Einladung wird an diese Adresse gesendet
Wähle die Rolle
- Mitarbeiter: Für operative Aufgaben
- Admin: Für erweiterte Verwaltung (nur als Inhaber wählbar)
Optional: Name eingeben
- Hilft bei der Zuordnung in der Team-Liste
Einladung senden
- Der Eingeladene erhält eine E-Mail mit Zugangsdaten

┌─────────────────────────────────────────┐
│ Mitarbeiter einladen                  ✕ │
├─────────────────────────────────────────┤
│                                         │
│ E-Mail-Adresse *                        │
│ [mitarbeiter@example.com          ]     │
│                                         │
│ Name (optional)                         │
│ [Max Mustermann                   ]     │
│                                         │
│ Rolle                                   │
│ ┌─────────────┐  ┌─────────────┐        │
│ │ 👤          │  │ 🛡️          │        │
│ │ Mitarbeiter │  │ Admin       │        │
│ │ ✓ Ausgewählt│  │             │        │
│ └─────────────┘  └─────────────┘        │
│                                         │
│ [Abbrechen]        [Einladung senden]   │
└─────────────────────────────────────────┘

Die Einladungs-E-Mail

Nach dem Einladen erhält die Person eine E-Mail mit:

Inhalt	Beschreibung
Begrüßung	Persönliche Anrede
Einladender	Wer hat eingeladen
Organisation	Zu welchem Team
Rolle	Zugewiesene Berechtigungen
Berechtigungsliste	Was kann die Person tun
E-Mail-Adresse	Login-Name
Temporäres Passwort	Für die erste Anmeldung
Login-Button	Direktlink zum Dashboard

⚠️ Wichtig: Das temporäre Passwort ist 7 Tage gültig. Nach der ersten Anmeldung muss ein neues Passwort gesetzt werden.

Rollen ändern

Du kannst die Rolle eines Team-Mitglieds jederzeit anpassen.

Wer kann Rollen ändern?

Deine Rolle	Kann ändern
Inhaber	Alle Rollen (Admin ↔ Mitarbeiter)
Admin	Nur Mitarbeiter-Rollen
Mitarbeiter	Keine

Schritt-für-Schritt

Finde das Mitglied in der Team-Liste
Klicke auf „Rolle"
Wähle die neue Rolle
Bestätige mit „Speichern"

ℹ️ Hinweis: Die Änderung wird sofort wirksam. Das Mitglied sieht beim nächsten Laden der Seite die neuen Berechtigungen.

Mitarbeiter entfernen

Wer kann entfernen?

Deine Rolle	Kann entfernen
Inhaber	Admins und Mitarbeiter
Admin	Nur Mitarbeiter
Mitarbeiter	Niemanden

Was passiert beim Entfernen?

Aktion	Ergebnis
Sofortiger Effekt	Zugriff wird entzogen
Login	Nicht mehr möglich
Daten	Bleiben erhalten (Events, Tickets etc.)
Wiederherstellung	Neue Einladung erforderlich

⚠️ Wichtig: Das Entfernen kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Person muss neu eingeladen werden, um wieder Zugriff zu erhalten.

Status der Team-Mitglieder

Status	Badge	Bedeutung
Aktiv	🟢 Grün	Hat sich angemeldet und ist aktiv
Eingeladen	🟡 Gelb	Einladung gesendet, noch nicht angemeldet
Entfernt	🔴 Rot	Wurde aus dem Team entfernt

Anwendungsfälle

Kleines Team (1-3 Personen)

Rolle	Aufgabe
Inhaber	Geschäftsführer, volle Kontrolle
Admin	Event-Manager, erstellt Events
Mitarbeiter	Einlasspersonal, scannt Tickets

Mittleres Team (4-10 Personen)

Rolle	Aufgabe
Inhaber	Geschäftsleitung
Admins (2-3)	Event-Manager, Marketing
Mitarbeiter (5+)	Kasse, Einlass, Support

Großes Team / Agentur

Rolle	Aufgabe
Inhaber	Agenturleitung
Admins	Projektleiter pro Kunde
Mitarbeiter	Ausführende Teams vor Ort

Sicherheitshinweise

Für Inhaber

Vergib Admin-Rechte nur an vertrauenswürdige Personen
Prüfe regelmäßig die Team-Liste
Entferne ausgeschiedene Mitarbeiter zeitnah

Für alle Rollen

Teile niemals deine Zugangsdaten
Ändere dein Passwort nach der ersten Anmeldung
Melde verdächtige Aktivitäten dem Inhaber

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Inhaber haben?

Nein, jede Organisation hat genau einen Inhaber. Dieser kann nicht geändert oder entfernt werden. Für eine Übertragung kontaktiere den Support.

Was passiert, wenn ein Admin einen anderen Admin entfernen will?

Das ist nicht möglich. Nur der Inhaber kann Admins entfernen oder deren Rolle ändern.

Kann ein Mitarbeiter seine eigene Rolle sehen?

Ja, jedes Team-Mitglied kann in der Team-Übersicht alle Mitglieder und deren Rollen sehen – aber nur mit Leserechten.

Werden gelöschte Mitarbeiter benachrichtigt?

Nein, es wird keine automatische Benachrichtigung versendet. Der Zugriff wird einfach entzogen.

Kann ich die Einladungs-E-Mail erneut senden?

Aktuell muss die Person gelöscht und neu eingeladen werden. Eine Funktion zum erneuten Senden ist geplant.

Was passiert mit den Daten eines entfernten Mitarbeiters?

Alle Daten (erstellte Events, generierte Tickets etc.) bleiben erhalten und sind weiterhin über das Dashboard zugänglich.

Tipps für die Team-Verwaltung

Beim Onboarding

Erkläre neuen Mitarbeitern ihre Berechtigungen
Stelle sicher, dass das Passwort geändert wird
Zeige die relevanten Dashboard-Bereiche

Im laufenden Betrieb

Prüfe regelmäßig, ob alle Rollen noch passen
Entferne inaktive Mitarbeiter zeitnah
Dokumentiere, wer für welche Aufgaben zuständig ist

Bei Events

Stelle sicher, dass Einlasspersonal Zugriff auf den Scanner hat
Prüfe vor dem Event, ob alle Logins funktionieren
Halte die Kontaktdaten des Inhabers bereit

Ideal für verschiedene Veranstalter

Die Team-Verwaltung in TikFlow unterstützt:

Konzert- und Festival-Veranstalter – Große Teams mit klarer Rollenverteilung
Theater und Kultureinrichtungen – Abendkasse, Einlass, Verwaltung
Sport-Veranstalter – Kassenpersonal, Ordner, Event-Manager
Betreiber von Schwimmbädern und Thermen – Kasse, Aufsicht, Verwaltung
Event-Locations und Stadthallen – Wechselnde Teams je nach Veranstaltung
Agenturen – Projektbezogene Teamzusammenstellung

Datenmanagement Ticket-Verwaltung